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隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機(jī)構(gòu)增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長的煩惱”，比如：企業(yè)管理問題、溝通問題、效率問題、成本浪費(fèi)問題等。其實(shí)只要提高了溝通效率，管理者就可以更及時(shí)的發(fā)布決策信息，執(zhí)行者就可以更迅速執(zhí)行決策搶占商機(jī)，最終帶來的是更多的利潤和市場占有率。
溝通在企業(yè)運(yùn)營中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時(shí)迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個(gè)小時(shí)的會議需要花費(fèi)2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費(fèi)用，增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。
針對企業(yè)的溝通難題，視頻會議系統(tǒng)應(yīng)需而生，國內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統(tǒng)。視頻會議與傳統(tǒng)的電話會議相比優(yōu)勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動性更強(qiáng)一些。召開視頻會議不僅可以聽到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實(shí)直觀的交流體驗(yàn)。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實(shí)。視頻會議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時(shí)召開內(nèi)部會議、技術(shù)交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運(yùn)行模式、縮短決策時(shí)間、同時(shí)提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競爭力。
視頻會議的優(yōu)勢
視頻會議系統(tǒng)是利用專網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。
視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的普遍應(yīng)用模式包括以下幾種：
首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，借助視頻會議系統(tǒng)就可以隨時(shí)隨地與總公司進(jìn)行溝通，不需要浪費(fèi)時(shí)間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時(shí)間，提高了公司的運(yùn)作效率。
其二，向公眾和目標(biāo)客戶進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣，增強(qiáng)直觀性。俗話說“眼見為實(shí)”，通過展示產(chǎn)品，讓客戶直觀的看到產(chǎn)品的外觀，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說服力。
其三，與非本地客戶進(jìn)行可視化的互動交流，增強(qiáng)真實(shí)感。以往與異地客戶溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個(gè)城市，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采用視頻會議系統(tǒng)就像面對面交流一樣，可以及時(shí)了解客戶需求。
其四，對分支機(jī)構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)的日益分散，讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重，集中式培訓(xùn)耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間。視頻會議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室，讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對面的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢想。
其五，對公司自身或客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過視頻會議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業(yè)的信任和滿意程度。
其六，視頻會議系統(tǒng)可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還往往因?yàn)檎衅肛?fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個(gè)城市，錯(cuò)過更多地方的英才。有了視頻會議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种C(jī)構(gòu)連線總部，直接“面對面”交流，節(jié)約了雙方的時(shí)間，并為公司招徠更多人才。
視頻會議技術(shù)的誕生，徹底打破了傳統(tǒng)的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個(gè)人來說，這種先進(jìn)的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節(jié)約差旅費(fèi)用，減少旅途消耗，同時(shí)提高了信息傳達(dá)速度，就等于提高工作效率。隨時(shí)隨地的溝通，使人們更有效的交流，因?yàn)榭梢暬慕涣魇亲钭匀坏慕涣鞣绞健?br>
據(jù)分析，一家年?duì)I業(yè)額在2000萬的企業(yè)，每年花費(fèi)在差旅上的費(fèi)用就占了15%，大約是300萬元。使用視頻會議系統(tǒng)后，可節(jié)約近50%，每年的差旅費(fèi)降低到100-150萬元。而構(gòu)建一套總部1個(gè)結(jié)點(diǎn)，10個(gè)分支結(jié)點(diǎn)的視頻會議系統(tǒng)，費(fèi)用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節(jié)約差旅費(fèi)和通訊費(fèi)只是視頻會議系統(tǒng)最直觀的優(yōu)點(diǎn)，相比于因效率提升而帶來的經(jīng)濟(jì)效益增長簡直微不足道。
選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)
視頻會議系統(tǒng)與硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)密切相關(guān)，每家企業(yè)實(shí)際情況不一樣，所需的視頻會議系統(tǒng)也不盡相同，應(yīng)綜合分析并與廠商多交流，選擇最適合的視頻會議系統(tǒng)。
按網(wǎng)絡(luò)平臺劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為基于專網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)、基于混網(wǎng)和Internet公網(wǎng)的視頻會議系統(tǒng)兩大類。按構(gòu)建方式劃分，視頻會議系統(tǒng)可分為軟件視頻會議和硬件視頻會議兩種，一般視頻會議系統(tǒng)主要包擴(kuò)MCU多點(diǎn)控制器\會議室終端\PC桌面型終端\電話接入網(wǎng)關(guān)(PSTNGateway)\Gatekeeper(網(wǎng)閘)等幾個(gè)部分。按會議質(zhì)量劃分，又有標(biāo)清視頻會議系統(tǒng)和高清視頻會議系統(tǒng)兩類。
鋪設(shè)專網(wǎng)雖然可以保證會議質(zhì)量，但是投入成本高出許多，對發(fā)展中的中小企業(yè)來說并不適合。事實(shí)上，目前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展得非常好了，即使是便宜的ADSL線路也能夠提供384Kbps以上的帶寬，這樣的帶寬完全能夠滿足視頻會議清晰、流暢的應(yīng)用效果。因此，一般情況下選擇公眾互聯(lián)網(wǎng)足矣。
采用基于PC的純軟件解決方案雖然會議軟件本身費(fèi)用不高，但每個(gè)會議室還要配專用PC、單獨(dú)的視音頻采集設(shè)備（如USB攝像頭、耳麥）以及操作系統(tǒng)等相關(guān)基礎(chǔ)軟件，再加上安裝、維護(hù)等方面的開銷，綜合起來，其成本其實(shí)并不低。而純硬件解決方案不僅可以實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)的會議效果，而且可以通過高集成度的一體化終端設(shè)備完成所有功能，無需另配其他硬件和軟件設(shè)施，即插即用、使用簡單、無需維護(hù)，因此其綜合成本反而比純軟件的便宜。總體來說，純軟件更適合個(gè)人辦公部署（基于現(xiàn)有辦公PC），純硬件則適合會議室部署。
2007年標(biāo)清視頻會議仍是市場主流，占據(jù)了93.60%的市場份額，而代表未來技術(shù)升級趨勢的高清視頻會議僅占6.40%的市場份額。高清視頻會議系統(tǒng)優(yōu)勢表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：高分辨率格式所具備的更高的像素?cái)?shù)可以提升畫面質(zhì)量，使大屏幕上的畫面顯得更清晰、流暢；流暢清晰的視頻質(zhì)量、高品質(zhì)的音效能夠提升與會者的參會體驗(yàn)，幫助與會者專注于會議本身的內(nèi)容；同時(shí)，高清晰度的畫面能夠使得超大屏幕的圖像同樣具有清晰的視頻圖像，從而讓更多的與會者出現(xiàn)在畫面中，使得更多的與會者參加會議；高清晰度帶來的高分辨率圖像，能夠清晰地顯示細(xì)節(jié)內(nèi)容，尤其是在圖形操作（如設(shè)計(jì)圖紙、動畫的討論、地形圖等），對于依賴于視覺進(jìn)行溝通的異地人員來講，有極大的好處。與標(biāo)清視頻會議系統(tǒng)相比，成本較高，對網(wǎng)絡(luò)要求也更高。
企業(yè)應(yīng)該綜合分析公司的實(shí)際需求，包括投入成本、網(wǎng)絡(luò)帶寬、設(shè)備管理等，選擇最適合自己的視頻會議系統(tǒng)。
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文章來源：中國投影網(wǎng)
